Stand: 13. Oktober 2026

    Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie wir personenbezogene Daten bei Nutzung unserer Website naturbadwachtendonk.de, unserer mobilen App „SV Naturbad“ für Android und iOS sowie bei der Kontaktaufnahme und der Verwaltung unserer Vereinsmitgliedschaften verarbeiten.

    1. Verantwortlicher und Kontakt

    Schwimmverein Naturbad Wachtendonk e.V.
    Wankumer Str. 10a
    47669 Wachtendonk
    Deutschland

    Vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB.
    Telefon: +49 2836 85233
    E-Mail: [email protected]

    Für Auskünfte und Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung deiner Datenschutzrechte kannst du dich an die genannte Kontaktadresse wenden.

    2. Rechtsgrundlagen und Grundsätze

    Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich einer Person zuordnen lassen, beispielsweise Name, Mitgliedsnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum oder IP-Adresse. Wir verarbeiten sie nur, soweit dies für die jeweils angegebenen Zwecke erforderlich ist.

    Je nach Vorgang kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft, Bearbeitung von Mitglieds- oder Transponderanträgen sowie damit zusammenhängende Leistungen.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der erforderlichen Aufbewahrung von Buchungs- und Beitragsunterlagen.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: sicherer und stabiler Betrieb unserer Website, App und IT-Infrastruktur, Schutz vor Missbrauch, Beantwortung allgemeiner Anfragen sowie nachvollziehbare Vereinsverwaltung, soweit nicht überwiegende Interessen betroffener Personen entgegenstehen.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit für einen konkreten Vorgang erforderlich. Diese kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

    Für das Speichern von Informationen auf Endgeräten oder den Zugriff darauf gilt ergänzend § 25 TDDDG. Eine Einwilligung ist dabei erforderlich, soweit keine gesetzliche Ausnahme für unbedingt notwendige Funktionen greift.

    Öffentliche Bereiche unserer Website und App sind grundsätzlich ohne Mitgliederanmeldung nutzbar. Für die Mitgliederverwaltung und die Bearbeitung eines Antrags sind bestimmte personenbezogene Angaben notwendig; ohne diese können wir die zugehörige Leistung nicht anbieten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

    3. Deine Rechte

    Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

    Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe oder die Erforderlichkeit zur Durchsetzung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen nachweisen.

    Schreibe uns dazu an [email protected]. Wir können eine angemessene Prüfung deiner Identität vornehmen, damit Daten nicht an Unberechtigte herausgegeben werden.

    Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

    Teil A – Unsere Website

    4. Aufruf der Website, Hosting und Protokolldaten

    Unsere Website wird mit WordPress auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet: insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite bzw. URL, HTTP-Status, Datenmenge, gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite sowie technische Angaben zu Browser und Endgerät.

    Diese Daten werden zur Auslieferung der Website, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Abwehr von Angriffen benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dabei werden technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle geführt. Die Protokolldaten werden zweckgebunden gespeichert und im Rahmen der eingerichteten Aufbewahrungs- und Löschroutinen gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche Pflichten und die Sicherung relevanter Vorgänge bleiben unberührt.

    Wir verwenden diese Verbindungsdaten nicht für individuelle Werbeprofile.

    5. Cloudflare und Cloudflare Turnstile

    Zur schnellen und geschützten Bereitstellung der Website und der App-Schnittstellen nutzen wir Cloudflare, Inc., USA. Als vorgeschalteter technischer Dienst erhält Cloudflare insbesondere IP-Adressen, Verbindungs- und Anfrageinformationen. Das dient unter anderem der Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe und der Verfügbarkeit unserer Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

    Auf Seiten mit Kontakt- und anderen Formularen kann Cloudflare Turnstile geladen werden, um automatisierte Eingaben und Missbrauch zu erkennen. Hierfür werden technische Browser- und Gerätesignale sowie Verbindungsdaten verarbeitet. Cloudflare kann außerdem die Anzeige von E-Mail-Adressen vor automatisiertem Auslesen schützen und technische Netzwerkfehlerberichte erhalten.

    Informationen: Cloudflare-Datenschutzerklärung und Cloudflare Turnstile.

    6. Cookies und Einwilligungsverwaltung

    Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Speichertechniken. Zur Verwaltung von Einwilligungen nutzen wir Complianz. Der Dienst speichert unter anderem deine Einwilligungsentscheidung und die ausgewählten Cookie-Kategorien im Browser. Die zugehörigen Einstellungen können bis zu 365 Tage aufbewahrt werden.

    Eingebundene easyVerein-Formulare verwenden außerdem ein Sicherheits-Cookie mit der Bezeichnung csrftoken, das der Absicherung der Formular- und Anmeldeseiten dient und eine Laufzeit von bis zu einem Jahr haben kann. Die Website setzt nicht ausschließlich Sitzungs-Cookies.

    Soweit für optionale Cookies oder den Zugriff auf das Endgerät eine Einwilligung vorgeschrieben ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Für unbedingt notwendige Funktionen können § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. b DSGVO einschlägig sein.

    Die weiteren Cookie- und Diensteinformationen sind über die Cookie-Einstellungen bzw. die Cookie-Richtlinie auf unserer Website erreichbar. Dort kannst du eine erteilte Einwilligung auch mit Wirkung für die Zukunft ändern.

    7. Externe Schriftarten und Symbole

    Für das Erscheinungsbild der Website werden aktuell Schriftarten über Google Fonts (Google Ireland Limited / Google LLC) und Symbole über Font Awesome (Fonticons, Inc., USA) von externen Servern geladen. Hierbei erhält der jeweilige Anbieter technisch notwendige Verbindungsinformationen, insbesondere die IP-Adresse und Browserdaten. Diese Einbindungen können bereits beim Seitenaufruf erfolgen.

    Informationen: Google-Datenschutzerklärung, Font-Awesome-Datenschutzerklärung.

    8. Google-Bewertungen über Trustindex

    Auf unserer Website zeigen wir Bewertungen über Trustindex Ltd., 2724 Újlengyel, Nyári Pál utca 15, Ungarn, an. Die Bewertungsanzeige wird aktuell über externe Ressourcen geladen. Dabei können Verbindungsdaten an Trustindex und beim Nachladen von Bewertungsprofilbildern auch an Google übermittelt werden. Die Anzeige dient der Information über Erfahrungen mit unserem Naturbad. Das Laden der Inhalte erfolgt nach der beim Websiteaufruf technisch bestehenden Einbindung.

    Informationen: Trustindex-Datenschutzerklärung und Google-Datenschutzerklärung.

    9. Externe Bilder und weitere Websiteinhalte

    Einzelne Bilder, beispielsweise Partner- oder Sponsorenlogos, werden aktuell unmittelbar von externen Bildservern geladen. Dabei wird die IP-Adresse des aufrufenden Geräts an den jeweiligen Host übermittelt. Externe Links führen zu den Angeboten der jeweiligen Anbieter; für die dortige Verarbeitung sind diese nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen verantwortlich.

    10. Kontakt- und Veranstaltungsformulare

    Wir verwenden auf der Website verschiedene Formulare, unter anderem für Kontaktanfragen, Mitgliedschafts- und Vereinsanliegen, Anträge zur Mitgliederversammlung, Helfer- bzw. Teaminteresse sowie Veranstaltungsanmeldungen. Dabei werden – je nach Formular – Name, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, die Nachricht und gegebenenfalls Angaben zu weiteren teilnehmenden Personen oder Kindern verarbeitet. Die jeweils benötigten Angaben sind im Formular ersichtlich.

    Die Formulare dienen der Bearbeitung deiner Anfrage oder Anmeldung. Die Angaben werden dafür an zuständige Stellen im Verein übermittelt, unter anderem über den vereinsbezogenen E-Mail-Versand. Je nach technischer Formular-Konfiguration können Einträge auch in WordPress zwischengespeichert werden. Auf Formularseiten setzen wir Cloudflare Turnstile als Schutz gegen automatisierte Eingaben ein.

    Die Rechtsgrundlage ist bei vertrags- oder mitgliedschaftsbezogenen Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sonstigen Kontaktanfragen regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir behalten die Angaben nur so lange, wie sie für die Bearbeitung und erforderliche Nachweise oder gesetzliche Pflichten benötigt werden.

    11. Online-Mitgliedsantrag

    Über unseren Online-Mitgliedsantrag kannst du die Mitgliedschaft im SV Naturbad Wachtendonk e.V. beantragen. Dafür benötigen wir den gewählten Tarif sowie deinen Vor- und Nachnamen, dein Geburtsdatum, deine Anschrift und deine E-Mail-Adresse. Telefon- und Mobilnummer kannst du freiwillig angeben. Bei einem Familientarif benötigen wir außerdem Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum der mitangemeldeten Familienmitglieder; deren E-Mail-Adresse ist freiwillig. Für den Beitragseinzug verarbeiten wir den Namen des Kontoinhabers, IBAN und BIC sowie deine erforderlichen Bestätigungen zur Mitgliedschaft und zum SEPA-Mandat.

    Die Angaben werden bei der Übertragung mit HTTPS/TLS geschützt. Nach dem Absenden speichern wir deinen Antrag zunächst, erstellen daraus ein Antragsdokument im PDF-Format mit den Angaben zum SEPA-Mandat und senden dir eine E-Mail zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse. Erst wenn du diese bestätigt hast, bearbeiten wir den Antrag weiter und übermitteln die erforderlichen Angaben sowie das Antragsdokument an easyVerein. Dort werden sie für die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug verwendet. Ohne Bestätigung erfolgt keine Übermittlung des Antrags an easyVerein.

    Vertrauliche Antragsinhalte einschließlich der Bankdaten und der erzeugten PDF-Dokumente speichern wir verschlüsselt. Dafür verwenden wir AES-256-GCM und einen separaten 256-Bit-Schlüssel, der getrennt vom Datenbestand aufbewahrt wird. Berechtigte Personen im Verein können die Angaben entschlüsseln, soweit dies für die Bearbeitung des Antrags erforderlich ist. Die Verschlüsselung erfasst nicht pauschal alle personenbezogenen Daten: Erforderliche Zuordnungs-, Bearbeitungs- und Nachweisdaten können lesbar gespeichert bleiben.

    Wir verarbeiten die Angaben, um deinen Antrag zu prüfen, die Mitgliedschaft anzubahnen und – nach Aufnahme – zu verwalten sowie Beiträge per SEPA-Lastschrift einzuziehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; für die Absicherung des Verfahrens und die erforderliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Zur Aufbewahrung, Löschung und Bearbeitung von Löschanfragen gelten die Hinweise in den Abschnitten 23 und 26. Eine pauschale automatische Löschung aller Antragssätze ist derzeit nicht aktiviert.

    easyVerein wird von der SD Software-Design GmbH, Basler Landstraße 8, 79111 Freiburg im Breisgau, bereitgestellt. Weitere Angaben zu easyVerein als Empfänger und zur Mitgliederverwaltung findest du insbesondere in den Abschnitten 17, 23, 24 und 26.

    11a. Adressvervollständigung im Online-Mitgliedsantrag (OpenPLZ API)

    Im Online-Mitgliedsantrag auf unserer Website bieten wir eine Eingabehilfe für die Anschrift an: Sobald du eine fünfstellige Postleitzahl eingibst, wird dir der passende Ort vorgeschlagen oder eingetragen. Gibst du anschließend die ersten Buchstaben deines Straßennamens ein, erhältst du passende Straßennamen als Vorschläge. Das soll die Eingabe erleichtern und Fehler in der Anschrift vermeiden. Die Nutzung der Vorschläge ist freiwillig – alle Adressfelder kannst du jederzeit selbst ausfüllen oder ändern, auch wenn der Dienst einmal nicht erreichbar ist.

    Die Vorschläge stammen aus der OpenPLZ API, einem offenen Straßen- und Postleitzahlverzeichnis auf Grundlage öffentlicher Verzeichnisse und von OpenStreetMap-Daten. Dein Browser fragt dabei nicht direkt bei OpenPLZ an, sondern ausschließlich bei unserem WordPress-Server, der die Daten serverseitig abruft. An OpenPLZ übermittelt werden nur die eingegebene Postleitzahl und – für Straßenvorschläge – der eingegebene Teil des Straßennamens ohne Hausnummer. Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Bankdaten oder andere Antragsangaben werden für diese Abfragen nicht übermittelt. Auch deine IP-Adresse wird nach dem derzeitigen technischen Stand nicht an OpenPLZ weitergegeben; OpenPLZ erhält lediglich die Verbindungsdaten unseres Servers.

    Für Straßenvorschläge sendet dein Browser an unseren Server zusätzlich den im Feld „Ort“ eingetragenen Ortsnamen; er dient nur der Sortierung der Vorschläge und wird nicht an OpenPLZ weitergegeben. Wie jeder Abruf unserer Website laufen diese Anfragen über Cloudflare (Abschnitt 5) und werden einschließlich der aufgerufenen Adresse (URL) mit Postleitzahl, Ort und Straßenteil in den technischen Protokolldaten nach Abschnitt 4 erfasst.

    Um missbräuchliche Massenabfragen zu begrenzen, zählt unser Server die Adressabfragen je IP-Adresse (höchstens 120 Abfragen innerhalb von 10 Minuten). Dafür wird nicht die IP-Adresse selbst, sondern ein daraus berechneter Hashwert zusammen mit dem Zähler im Zwischenspeicher des Servers abgelegt und nach spätestens etwa 21 Minuten automatisch verworfen. Die von OpenPLZ gelieferten Orts- und Straßenlisten speichern wir ohne Bezug zu deiner Person oder IP-Adresse bis zu 7 Tage zwischen (Suchen ohne Ergebnis 1 Tag), damit gleiche Anfragen nicht erneut an OpenPLZ gesendet werden müssen. Dein Browser kann eine Antwort unseres Servers bis zu 10 Minuten zwischenspeichern. Eine eigene Protokollierung der Abfragen durch die Eingabehilfe findet nicht statt.

    Betreiberin der OpenPLZ API ist laut dem dort verlinkten Impressum die STÜBER SYSTEMS GmbH, Grabbeallee 31, 13156 Berlin, Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Eingabehilfe der Vorbereitung deines Mitgliedsantrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer komfortablen und fehlerarmen Adresseingabe sowie am Schutz unseres Servers vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

    Informationen: OpenPLZ API, Impressum und Datenschutzerklärung der STÜBER SYSTEMS GmbH.

    12. Kontakt per E-Mail und Telefon; Microsoft 365

    Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Beantwortung und Bearbeitung des Anliegens. Unsere E-Mail-Postfächer werden über Microsoft 365 / Exchange Online betrieben (Microsoft Ireland Operations Limited, Irland; gegebenenfalls weitere Konzerngesellschaften und Unterauftragnehmer). Bei mitgliedschaftsbezogenen Anliegen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ansonsten regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

    Bitte beachte: Normale E-Mails sind nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir empfehlen, uns Passwörter, vollständige Bankdaten oder besonders vertrauliche Unterlagen nicht ungeschützt per E-Mail zu senden.

    13. Besucherstatistik mit Matomo

    Für statistische Auswertungen unserer Website verwenden wir nach Angaben des Vereins Matomo. Wir möchten damit insbesondere erfahren, welche Seiten wie häufig aufgerufen werden und wie unser Internetangebot genutzt wird, um die Website bedarfsgerecht zu verbessern. Hierfür können Seitenaufrufe, Zeitpunkte, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Verbindungsdaten einschließlich der IP-Adresse verarbeitet werden.

    Ob Matomo Cookies einsetzt, wie IP-Adressen verarbeitet werden und welche Speicherfristen gelten, richtet sich nach der tatsächlich aktiven Konfiguration. Soweit hierfür eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich ist, muss diese vor der entsprechenden Verarbeitung eingeholt werden. Diese Einstellungen müssen vor der Veröffentlichung der Datenschutzerklärung mit der aktiven Matomo-Konfiguration abgeglichen werden.

    Teil B – Unsere App „SV Naturbad“

    14. Öffentliche Nutzung und Kartenanzeige

    Die App bietet Informationen zum Naturbad, beispielsweise Öffnungszeiten, Preise, Wassertemperatur, Wetter und öffentliche Termine, ohne dass du dich anmelden musst. Bei Abrufen verarbeitet unser Server die technisch erforderlichen Verbindungsinformationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Inhalte.

    Im Bereich „Kontakt & Anfahrt“ lädt die App Kartenbilder von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich). Dafür wird eine technische Verbindung zum Kartenserver hergestellt, der insbesondere die IP-Adresse und den App-User-Agent erhält. Die App benötigt hierfür keinen Zugriff auf den GPS-Standort des Smartphones. Wetterinformationen werden serverseitig anhand eines festen Ortsbezugs abgerufen.

    15. Push-Benachrichtigungen

    Die App verwendet Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google zur Übermittlung von Benachrichtigungen an Android-Geräte und den Apple Push Notification service (APNs) für iPhones. Hierfür werden je nach Plattform eine Installationskennung, technische Geräteangaben, ein Push-Token sowie beim Versand Inhalt und Empfängerinformation der Nachricht verarbeitet.

    Die technische Registrierung einer Android-Installation und ihres Push-Tokens kann bereits beim App-Start erfolgen – auch dann, wenn die Betriebssystemberechtigung zur Anzeige von Mitteilungen nicht erteilt wurde. Bei der Anmeldung kann die Installation zur gezielten Zustellung persönlicher Vereinsinformationen einem Mitglied zugeordnet werden. Die Anzeige von Benachrichtigungen kannst du in den Einstellungen deines Geräts erlauben oder unterbinden. Eine bestehende serverseitige Registrierung wird durch das Verweigern der Anzeigeerlaubnis nicht in jedem Fall automatisch gelöscht; Löschanfragen kannst du an uns richten.

    Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Mitteilungsfunktion und der vereinsbezogenen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und – soweit einschlägig – lit. f DSGVO; für einwilligungsbedürftige Verarbeitungen lit. a DSGVO). Bei der Nutzung von Plattformdiensten können Daten an Google oder Apple und deren technische Dienstleister gelangen.

    16. Anmeldung und App-Sitzungen

    Mitglieder können sich über easyVerein mit ihrem bestehenden Vereinszugang anmelden. Die Eingabe des Passworts erfolgt bei easyVerein, nicht in unserer App. Anschließend prüft unser App-Backend die Mitgliedsidentität, ordnet die Berechtigungen zu und erstellt eine Sitzung.

    Zur Sitzung werden insbesondere eine Mitgliedskennung, technische Sitzungsdaten, Gerätetyp und Anmelde- bzw. Ablaufzeitpunkte verarbeitet. Auf dem Server werden Zugangstoken nicht im Klartext, sondern als Hashwerte gespeichert. Ein Zugriffstoken gilt 15 Minuten, ein Erneuerungstoken erlaubt eine Anmeldung von höchstens 180 Tagen; die Gültigkeitsdauer ist nicht mit der vollständigen Löschung aller Protokolle nach Fristablauf gleichzusetzen. Beim Abmelden oder nach Entzug einer Berechtigung können Sitzungen widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Mitgliedschaft und der Schutz vor unberechtigtem Zugriff (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

    17. Profildaten und Familienmitgliedschaften

    In der App werden unter anderem Name, Mitgliedsnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, Mitgliedschaftstarif und -status, Familienzugehörigkeit sowie Informationen zu Mitgliedskarten, Transpondern und Arbeitsstunden verarbeitet. Die Stammdaten stammen überwiegend aus easyVerein. Sie werden über unser WordPress-basiertes App-Backend abgerufen und angezeigt. Änderungen zulässiger Kontaktdaten werden über das Backend an easyVerein übertragen.

    Bei Familienmitgliedschaften können berechtigte Hauptmitglieder auch bestimmte Daten der zugeordneten Angehörigen sehen und ändern. Berechtigungen werden serverseitig geprüft. Die Verarbeitung erfolgt zur Mitgliederverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

    Du kannst freiwillig ein Profilfoto mit der Kamera aufnehmen oder aus deiner Fotomediathek auswählen. Dieses wird über unser Backend an easyVerein übermittelt und im berechtigten Mitgliederbereich angezeigt. Die Kamera und die Fotos werden hierfür nur bei Nutzung der entsprechenden Funktion angesprochen.

    18. Mitgliedsanträge und SEPA-Daten in der App

    Über die App kannst du eine Vereinsmitgliedschaft beantragen. Verarbeitet werden dabei insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, gewählter Tarif, Angaben zu mitangemeldeten Familienmitgliedern, Bankverbindung (IBAN/BIC) sowie die erforderlichen Bestätigungen zu Mitgliedschaft und SEPA-Mandat.

    Der Antrag wird auf unserem Backend verarbeitet. Wir senden eine E-Mail zur Bestätigung der angegebenen Adresse; der Bestätigungslink ist technisch 48 Stunden gültig. Der bestätigte Antrag wird an easyVerein übertragen und der zuständige Vorstand über den Vorgang benachrichtigt. Antrag und PDF-Dokumente mit sensiblen Angaben werden im Backend verschlüsselt gespeichert. Zur Missbrauchsprävention können technisch begrenzte pseudonymisierte Verbindungskennungen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Sicherheitsmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

    Für die Bank- und BIC-Ermittlung verwendet das Backend ein vorgehaltenes Bankleitzahlenverzeichnis. Zur Beitragserhebung werden Zahlungsdaten im erforderlichen Umfang durch die Mitgliederverwaltung und das beauftragte Kreditinstitut verarbeitet.

    19. Mitgliedskarten, NFC und Transponder

    Die App zeigt eine digitale Mitgliedskarte mit den zur Identifizierung erforderlichen Angaben an. Bei der aktiven Präsentation der Karte über NFC oder beim Einlesen einer physischen Karte wird die Kartennummer verarbeitet und dem zugehörigen Mitglied zugeordnet.

    Zur Erfassung von Helfer- oder Arbeitszeiten verwenden wir zusätzlich vorhandene stationäre Lesegeräte und ein vereinsinternes Zeiterfassungssystem. Dabei werden insbesondere Karten- bzw. Mitgliedsnummer, Name sowie Ein- und Auscheckzeiten verarbeitet. Auch technische System- und gegebenenfalls Benachrichtigungsdaten können dabei anfallen.

    Bei der Beantragung eines Transponders verarbeiten wir Angaben zur Person, zur gewünschten Zuordnung, zum Bearbeitungsstatus und gegebenenfalls Unterschriften. Daraus erzeugte Antragsdokumente werden verschlüsselt gespeichert und können zur Bearbeitung per E-Mail an zuständige Stellen und an den Antragsteller übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

    20. Aufgaben, Helfereinsätze und Arbeitsstunden

    Die App dient außerdem der Organisation von Helfereinsätzen und der Erfassung von Arbeitsstunden. Dabei verarbeiten wir insbesondere Aufgaben- und Terminzuordnungen, erfasste Zeiten, Bearbeitungsstände, freiwillig eingetragene Notizen, Prüf- und Freigabevermerke sowie gegebenenfalls Korrekturhistorien. Für einzelne Vorgänge liegen die Daten in easyVerein, für Zeitaufzeichnungen und bestimmte Arbeitsabläufe in unserem App-Backend.

    Zugriff erhalten nur die betreffenden Mitglieder und Personen mit den erforderlichen Verwaltungsberechtigungen. Berechtigte Personen können Aufstellungen erstellen oder exportieren. Die Verarbeitung dient der Umsetzung und Nachweisbarkeit der vereinsbezogenen Aufgaben und Arbeitsstunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Fehlbuchungen zusätzlich lit. f DSGVO).

    21. Verwaltungsfunktionen und Protokollierung

    Berechtigte Vorstandsmitglieder oder Helfer können je nach Berechtigung Mitglieder suchen, Aufgaben verwalten, Transponderanträge bearbeiten sowie Arbeitsstunden erfassen, prüfen und korrigieren. Dafür hält das Backend einen auf erforderliche Kennungen und Kontaktdaten reduzierten Suchindex vor. Zur Nachvollziehbarkeit werden relevante Verwaltungsaktionen mit Zeitpunkt, handelnder Person, Vorgangsart und betroffenen Datensatzkennungen protokolliert; bei bestimmten fachlichen Korrekturen werden auch frühere und neue Angaben in der Historie festgehalten.

    Die Verarbeitung erfolgt für die Durchführung der Vereinsverwaltung sowie deren Sicherheit und Nachprüfbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

    22. Lokale Speicherung, Berechtigungen und App-Bewertungen

    Die App speichert für ihre Funktion erforderliche Informationen auf deinem Gerät, darunter Anmeldedaten im geschützten Gerätespeicher und technische Einstellungen bzw. Nutzungszähler. Beim Abmelden werden lokal gespeicherte Anmeldeinformationen nach Maßgabe der App-Funktion entfernt. Bei einer Deinstallation können je nach Betriebssystem bestimmte Einträge im geschützten Schlüsselspeicher über die Deinstallation hinaus bestehen bleiben.

    Je nach Funktion benötigt die App deine Berechtigung für Benachrichtigungen, Kamera, Fotomediathek und NFC. Berechtigungen können in den Systemeinstellungen geändert werden. Nach einer gewissen Nutzungsdauer kann die App eine native Bewertungsanfrage von Google Play bzw. dem Apple App Store anzeigen. Die hierfür verwendeten Nutzungszähler bleiben lokal; die Bewertung erfolgt unmittelbar beim jeweiligen Store-Anbieter.

    Die App enthält nach der technischen Prüfung keine eigenen Werbe-, Analyse- oder Crash-Tracking-SDKs.

    23. Datenlöschung und Austritt

    Du kannst die Löschung personenbezogener App-Daten per E-Mail an [email protected] mit dem Betreff „Löschung meiner App-Daten“ beantragen. Weitere Informationen: Löschung von App-Daten.

    Wir prüfen insbesondere, welche App-Sitzungen, Push-Gerätezuordnungen, freiwilligen Profilfotos sowie nicht mehr benötigten lokalen Kopien von Anträgen gelöscht werden können. Daten der laufenden Mitgliedschaft in easyVerein, Arbeitszeitnachweise, Buchungsunterlagen und Verwaltungsprotokolle können weiterhin erforderlich sein, soweit Vereins- oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweisinteressen bestehen. Daten in Sicherungskopien können bis zum Ablauf der jeweiligen Backup-Aufbewahrung enthalten bleiben. Wir erläutern dir bei einem konkreten Antrag, welche Daten entfernt werden und welche aus welchem Grund aufbewahrt werden müssen.

    Die Löschung einzelner App-Daten ist keine Kündigung der Vereinsmitgliedschaft. Eine Kündigung muss gesondert erfolgen. Die App kann dafür eine E-Mail an den Vorstand vorbereiten, die du selbst absendest. Auch die Mitteilung einer geänderten IBAN kann als vorbereitete E-Mail erfolgen; eine normale E-Mail ist dabei nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

    Teil C – Empfänger, Übermittlungen und Speicherdauer

    24. Beteiligte Dienstleister und Empfänger

    Im erforderlichen Umfang werden Daten verarbeitet bzw. technisch übermittelt durch:

    • die Betreiber unserer Server- und Hosting-Infrastruktur in Deutschland für den technischen Betrieb,
    • Cloudflare, Inc. (Website- und API-Schutz, Turnstile),
    • SD Software-Design GmbH / easyVerein (Mitgliederverwaltung, Anmeldung, Anträge),
    • Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft 365 (Vereins-E-Mail-Kommunikation),
    • Google und Apple (Push-Zustellung und Store-Funktionen),
    • Google Fonts, Fonticons/Font Awesome und Trustindex Ltd. (aktuell auf der Website nachgeladene Gestaltungselemente und Bewertungen),
    • OpenStreetMap Foundation (Kartenanzeige in der App),
    • STÜBER SYSTEMS GmbH / OpenPLZ API (Adressvorschläge im Online-Mitgliedsantrag; Einzelheiten in Abschnitt 11a),
    • die Betreiber tatsächlich extern geladener Partnerbilder und
    • das für den SEPA-Beitragseinzug eingesetzte Kreditinstitut.

    Innerhalb des Vereins erhalten nur berechtigte Personen Zugriff. Eine Übermittlung für fremde Werbezwecke oder ein Verkauf von Mitgliederdaten findet nicht statt.

    25. Datenübermittlungen außerhalb der EU bzw. des EWR

    Bei Diensten international tätiger Anbieter – insbesondere Cloudflare, Microsoft, Google, Apple und Font Awesome – sowie bei bestimmten extern geladenen Inhalten können Daten in Drittstaaten übermittelt werden. Soweit ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss besteht, insbesondere für einen nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten Empfänger, kann Art. 45 DSGVO die Übermittlungsgrundlage sein. Bei anderen Drittlandübermittlungen sind die jeweils erforderlichen Garantien, insbesondere geeignete Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, zu beachten. Die konkreten Garantien und gegebenenfalls Kopien oder Informationen zu diesen sind auf Anfrage bei uns erhältlich.

    26. Aufbewahrung und Löschfristen

    Wir speichern Daten nur so lange, wie der jeweilige Zweck besteht und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweiserfordernisse entgegenstehen. Die jeweiligen Fristen und ihre Kriterien unterscheiden sich:

    • Website-Protokolle: Technische Serverlogs werden im Rahmen der eingerichteten Sicherheits- und Löschroutinen zweckgebunden verarbeitet und gelöscht oder anonymisiert.
    • Cookies: Die gespeicherte Complianz-Einwilligungsentscheidung kann 365 Tage bestehen; das Sicherheits-Cookie von easyVerein kann eine Laufzeit von einem Jahr haben.
    • App-Sitzungen: Ein Zugriffstoken gilt 15 Minuten, ein Erneuerungstoken höchstens 180 Tage; diese technischen Gültigkeiten ersetzen keine gesonderten Löschfristen für Sitzungs- und Sicherheitsprotokolle.
    • Mitgliedsanträge: Eine Verifizierungs-E-Mail bzw. der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Nicht abgeschlossene und bereits übertragene Antragssätze können technisch noch im App-Backend vorhanden sein, bis ihre zulässige Aufbewahrung abgelaufen und eine Bereinigung durchgeführt ist.
    • Transpondervorschauen: Technische Vorschauen gelten höchstens 15 Minuten. Abgeschlossene Transponderunterlagen können zur Bearbeitung und als Nachweis länger gespeichert werden.
    • Mitgliedschaft und Beiträge: Stammdaten werden für die Verwaltung der Mitgliedschaft benötigt. Nach Ende der Mitgliedschaft werden sie gelöscht, sobald keine weiteren gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweiserfordernisse bestehen. Für steuerlich und rechtlich erforderliche Buchungs- und Beitragsbelege gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
    • Arbeitsstunden, Aufgaben und Verwaltungsprotokolle: Diese Daten werden aufbewahrt, solange die nachvollziehbare Vereinsabrechnung, Korrektur, Prüfung oder Durchsetzung von Ansprüchen dies erfordert.
    • Push-Installationen: Registrierungen werden verarbeitet, solange sie für die Zustellung und Verwaltung von App-Mitteilungen erforderlich sind; nach einem Löschantrag wird die Zuordnung geprüft und, soweit möglich, entfernt.
    • Backups: Geschützte Sicherungen können die Daten bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Sicherungs- und Löschzyklen enthalten; sie dienen der Wiederherstellung und nicht der regulären Weiterverarbeitung.

    Im WordPress-App-Backend ist eine technische Bereinigungsfunktion vorbereitet, die jedoch nicht als pauschale automatische Löschung aller Daten aktiviert ist. Löschanfragen werden deshalb individuell bearbeitet. Bei Unklarheiten zu einzelnen Datenkategorien kannst du unter [email protected] Auskunft verlangen.

    27. Technische und organisatorische Sicherheit

    Wir setzen Sicherheitsmaßnahmen ein, unter anderem verschlüsselte Datenübertragungen (HTTPS/TLS), serverseitige Zugriffsprüfungen, beschränkte Zugriffsrechte, Protokollierung sicherheitsrelevanter Änderungen sowie eine verschlüsselte Aufbewahrung besonders sensibler App-Antragsdokumente. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an die tatsächlichen Risiken angepasst.

    28. Änderungen dieser Erklärung

    Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die Website, die App, eingesetzte Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.